PIFMO
ENZapytaj o pilotaż

Recepcjonistka AI

Jak pracownik na etacie, tylko że przy telefonie jest całą dobę: odbiera rozmowy i SMS-y, odpowiada na pytania klientów i umawia wizyty. Ty widzisz każdą sprawę i możesz wejść do rozmowy, kiedy chcesz.

Tak to wygląda

Ilustracja z fikcyjnym przykładem.

Co robi

Odpowiada na pytania
Na podstawie opisu Twojej firmy: usługi, godziny, region i najczęstsze pytania (np. parking, płatność kartą). Czego nie wie, tego nie zgaduje.
Umawia wizyty
Proponuje tylko wolne terminy z Twojego grafiku. Wizyta jest umówiona dopiero wtedy, gdy system ją zapisze, a zajętego terminu nie da się zapisać drugi raz.
Zmienia i odwołuje
Gdy klient prosi o odwołanie, recepcjonistka najpierw pyta o potwierdzenie. Dopiero potem odwołuje wizytę.
Przypomina
Przed wizytą (domyślnie doba wcześniej) wysyła SMS z przypomnieniem. Klient może odpisać, żeby zmienić termin.
Mówi językiem klienta
Odpowiada w języku, w którym klient pisze albo mówi. Ty dostajesz streszczenie po polsku.
Zgłasza ważne sprawy
Reklamacje, spory i prośby o kontakt z człowiekiem trafiają do Ciebie od razu. W razie zagrożenia klient dostaje numer 112.

SMS i telefon

  1. SMS

    Klient pisze na numer Twojej firmy. Pierwsza odpowiedź mówi, że odpisuje asystent AI. Potem recepcjonistka prowadzi zwykłą rozmowę: pyta o usługę, proponuje terminy, pyta o imię i wysyła potwierdzenie.

  2. Telefon

    Recepcjonistka odbiera, na początku mówi, że jest asystentem AI i że rozmowa jest zamieniana na tekst. Przed zapisaniem wizyty powtarza termin i prosi o potwierdzenie, bo rozpoznawanie mowy bywa omylne. Potwierdzenie wysyła SMS-em.

  3. Przełączenie do człowieka

    Na prośbę klienta, w godzinach pracy firmy, rozmowa może zostać przełączona na numer, który podasz. Poza godzinami recepcjonistka zgłasza sprawę firmie.

Co dostajesz Ty

  • Powiadomienie o każdej nowej wizycie, zmianie i odwołaniu, z plikiem do dodania w kalendarzu (Google, Apple, Outlook).
  • Przycisk „Przejmuję rozmowę”. Od tej chwili asystent milknie, a klient dostaje jedną wiadomość, że pisze z nim pracownik firmy.
  • Przycisk „Odwołaj wizytę”: klient dostaje SMS z przeprosinami i prośbą o nowy termin.
  • Krótkie podsumowanie rozmowy po polsku, gdy klient przestanie pisać.
  • Kontrolę: warstwa Agent OS pilnuje zasad i limitów kosztów oraz prowadzi dziennik, a wyłącznik awaryjny zatrzymuje wszystko.

Czego recepcjonistka nie robi

  • Nie podaje cen, wycen, rabatów, terminów realizacji ani gwarancji. Szczegóły ustala pracownik.
  • Nie wymyśla terminów ani faktów o Twojej firmie.
  • Nie podaje się za człowieka i zawsze mówi, że jest asystentem AI.
  • Nie rozstrzyga reklamacji, sporów, spraw prawnych ani zdrowotnych. Zgłasza je Tobie.
  • Po odpowiedzi „STOP” przestaje wysyłać SMS-y do tego numeru.
  • Może się pomylić, zwłaszcza w rozmowie telefonicznej, gdzie rozpoznawanie mowy bywa omylne. Dlatego prosi o potwierdzenie, zanim zapisze wizytę.

Stan na dziś

Recepcjonistkę zbudowaliśmy i przetestowaliśmy na symulowanych rozmowach: kalendarz, SMS, rozmowa telefoniczna, przejęcie rozmowy i przypomnienia. Nie działa jeszcze z prawdziwym numerem żadnej firmy.

Do uruchomienia potrzebny jest numer i konto u operatora SMS i telefonii (np. Twilio albo SMSAPI). Koszty łączności zależą od operatora i nie są wliczone w cennik. Cenę i zakres recepcjonistki ustalamy w pilotażu, zaczynając ostrożnie od krótkich testów z Twoim zespołem.

Numery telefonów i treść rozmów trafiają do operatora łączności i do modelu AI (imię, numer i e-mail maskujemy przed modelem). Przed startem aktualizujemy politykę prywatności i umowę powierzenia o operatora.

Chcesz to sprawdzić?

Zacznij od pilotażu. Opisz swoją firmę, a pokażemy, jak recepcjonistka odpowiadałaby Twoim klientom.

Zapytaj o pilotażJak to działa