Jak asystent obsługuje zapytanie
Od formularza na Twojej stronie do statusu „wygrane”. Tak wygląda droga jednego zapytania.
Droga zapytania
Formularz na Twojej stronie
Klient podaje imię, e-mail, telefon (opcjonalnie) i miejscowość, wybiera usługę, opisuje, czego potrzebuje, i zaznacza zgodę na kontakt. Formularz pokazuje informację o przetwarzaniu danych i o tym, że odpowiada asystent AI.
Analiza i odpowiedź
Treść zapytania trafia do modelu AI po zamaskowaniu imienia i nazwiska, adresu e-mail i telefonu. Model ocenia priorytet, wskazuje, czego brakuje, i przygotowuje odpowiedź na podstawie opisu Twojej firmy. Odpowiedź ma 60–140 słów i najwyżej trzy pytania. Nie ma w niej cen, terminów ani obietnic dotacji.
Powiadomienie dla Ciebie
Na wskazany adres e-mail dostajesz wiadomość z priorytetem, streszczeniem, danymi klienta i treścią odpowiedzi, którą klient dostał. Klient może odpisać wprost do Ciebie.
Przejmujesz, kiedy chcesz
Do czasu, aż wejdziesz do rozmowy, prowadzi ją asystent AI. W mailu z powiadomieniem jest przycisk „Przejmuję rozmowę”. Dopiero po jego kliknięciu klient dostaje jedną wiadomość, że od teraz pisze z nim pracownik firmy.
Przypomnienia
Gdy klient milczy, po 2 i po 6 dniach dostaje uprzejme pytanie, czy temat jest nadal aktualny. Wiadomości wychodzą tylko między 8:00 a 20:00 i przestają, gdy oznaczysz zapytanie albo klient kliknie, że nie chce kolejnych.
Raport tygodniowy
W poniedziałek rano (po 8:00) dostajesz zestawienie z ostatnich 7 dni: nowe zapytania, w tym gorące, kontakt wykonany, wygrane, przegrane i zapytania bez statusu. Osobno wskazujemy gorące zapytania bez kontaktu od ponad 48 godzin.
Stan na dziś: asystent wysyła pierwszą odpowiedź i przypomnienia, a odpowiedzi klienta trafiają do Ciebie. Pełną wymianę wielu wiadomości asystenta z klientem w e-mailu, SMS-ach i komunikatorach uruchamiamy etapami razem z firmami z pilotażu.
Co widzi klient
Zobacz przykładowy e-mail dla klienta
- Od
- Twoja Firma Instalacyjna
- Temat
- Dziękujemy za zapytanie – Twoja Firma Instalacyjna
Dzień dobry Anna,
dziękujemy za wiadomość i opis planu: magazyn energii oraz pompa ciepła do domu 140 m² z instalacją PV 8 kWp. Aby dobrze przygotować odpowiedź, prosimy o odpowiedź na trzy pytania:
- Czym ogrzewają Państwo dom obecnie?
- Jakie jest roczne zużycie prądu (kWh) albo średni miesięczny rachunek?
- W jakiej miejscowości stoi dom?
Wystarczy odpisać na tę wiadomość – rozmowę prowadzimy dalej.
Pozdrawiamy,
Twoja Firma Instalacyjna
Telefon: 000 000 000
Ta wiadomość została przygotowana przy pomocy asystenta AI w imieniu firmy Twoja Firma Instalacyjna. Rozmowę z Państwem prowadzi asystent AI. Jeśli do rozmowy dołączy pracownik firmy, poinformujemy o tym w osobnej wiadomości.
Nie chcę kolejnych wiadomości w tej sprawie · Informacja o przetwarzaniu danych
Przykład ilustracyjny, napisany ręcznie. Prawdziwe odpowiedzi różnią się treścią, ale mają tę samą budowę: najwyżej trzy pytania, brak cen i obietnic, oznaczenie AI.
Co widzisz Ty
Zobacz przykładowe powiadomienie dla Ciebie
- Temat
- [GORĄCE] Nowe zapytanie: magazyn energii – Anna Kowalska, Kraków
- Do
- Twój adres do powiadomień
GORĄCE
| Imię i nazwisko | Anna Kowalska |
| [email protected] | |
| Telefon | +48 5xx xxx xxx |
| Miejscowość | Kraków |
| Usługa | Magazyn energii |
Treść zapytania
Dom 140 m², mam PV 8 kWp. Chcę dołożyć magazyn energii i pompę ciepła. Proszę o wycenę.
Ocena asystenta
Klientka opisuje konkretny projekt i prosi o wycenę. Dom 140 m² z instalacją PV 8 kWp, chce dołożyć magazyn energii i pompę ciepła.
Do ustalenia w rozmowie
- Obecne źródło ogrzewania
- Roczne zużycie prądu lub wysokość rachunków
- Rodzaj i stan dachu
Oznacz stan sprawy
Przykład ilustracyjny. Przyciski działają bez logowania: jedno kliknięcie zapisuje status.
Jak asystent ocenia zapytania
- Gorące
- Klient opisuje konkretny projekt (rodzaj instalacji, moc lub zużycie), pyta o wycenę, termin lub umowę albo ma pilną potrzebę, na przykład zbliżający się termin naboru, i zostawił kontakt.
- Ciepłe
- Klient jest zainteresowany, ale bez szczegółów.
- Zimne
- Ogólne pytanie, porównywanie bez zamiaru zakupu albo brak sensownego kontaktu zwrotnego.
- Wymaga człowieka teraz
- Awaria lub zagrożenie, na przykład iskrzenie albo zapach spalenizny. Klient dostaje krótką informację, że w sytuacji zagrożenia trzeba wezwać służby (112) i, jeśli to bezpieczne, odłączyć zasilanie. Ty dostajesz zgłoszenie z oznaczeniem „WYMAGA CZŁOWIEKA TERAZ”.
- Spam i oferty
- Spam, oferty handlowe skierowane do firmy i prośby o dane innych osób nie dostają odpowiedzi.
Przypomnienia i raport
- Dla klienta
- Po 2 i po 6 dniach od zapytania, jeśli nie oznaczysz kontaktu. Wiadomość pyta, czy temat jest nadal aktualny. Wychodzi tylko między 8:00 a 20:00. Klient może zrezygnować jednym kliknięciem.
- Dla Ciebie
- Gdy gorące lub ciepłe zapytanie czeka bez oznaczenia ponad dobę, dostajesz przypomnienie.
- Przyciski w e-mailu
- Zadzwoniłem / skontaktowałem się, Wygrane, Przegrane, Wstrzymaj przypomnienia. Bez logowania.
- Raport w poniedziałek
- Nowe zapytania, w tym gorące, kontakt wykonany, wygrane, przegrane, bez statusu oraz gorące zapytania bez kontaktu od ponad 48 godzin. Okres: ostatnie 7 dni.
Dane i bezpieczeństwo
- Zanim treść zapytania trafi do modelu AI, maskujemy imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu.
- Zapytania są usuwane automatycznie po okresie ustalonym z Tobą (domyślnie 365 dni, najkrócej 30).
- Ty jesteś administratorem danych swoich klientów. PIFMO przetwarza je wyłącznie na Twoje polecenie, na podstawie umowy powierzenia.
- Formularz zbiera zgodę klienta i pokazuje informację o przetwarzaniu danych.
- Każda wiadomość do klienta ma w stopce informację, że przygotował ją asystent AI.
- Ochrona przed nadużyciami: limit zapytań z jednego adresu, pole-pułapka dla robotów i dzienny limit zapytań do modelu AI.
Jak uruchamiamy pilotaż
Umowa pilotażu i umowa powierzenia danych
Podpisujemy je przed startem. Pilotaż trwa 30 dni od dnia, w którym formularz pojawia się na Twojej stronie.
Kilka zdań o Twojej firmie
Jakie usługi, jaki region, jakie godziny kontaktu, jaki telefon. Do tego adres e-mail, na który mają przychodzić powiadomienia.
Jedna linijka kodu na stronie
Ty albo osoba, która zajmuje się Twoją stroną, wkleja kod. Zajmuje to około 30 minut. Jeśli nie masz strony, dostajesz link do formularza.
Dwa tygodnie dostrajania i raport po 30 dniach
Przez pierwsze dwa tygodnie czytamy odpowiedzi razem z Tobą, za Twoją wiedzą i zgodą, i poprawiamy opis firmy. Po 30 dniach dostajesz raport: liczba zapytań, czas pierwszej odpowiedzi i liczba gorących zapytań.